Notre plateforme de gestion des inscriptions et d’organisation d’évènement
Généralités
La plateforme de gestion d’invitation et d’inscription est un outil en ligne aux couleurs de votre événement qui vous permet de centraliser l’information utile liée à l’événement, de procéder aux envois d’invitations nominatives, de disposer d’une visibilité en temps réel sur les inscriptions confirmées par vos invités (type RSVP), d’adresser des emails automatiques (teasing, informations diverses, relances) aux différentes catégories d’invités, etc. Elle vous permet également de disposer d’un support digital à jour pour procéder à l’accueil des participants le jour J et émarger nominativement les présents, ou encore ajouter des inscriptions sur place au dernier moment.
Les données stockées via la plateforme sont totalement sécurisées et notre méthodologie respecte le RGPD (Règlement général de protection des données).
Quels critères dans le choix de la plateforme de gestion des inscriptions et d’organisation d’évènement ?
La
plateforme de gestion des inscriptions et d’organisation d’évènements est
un atout pour assurer une
maitrise des enregistrements de participation et optimiser les taux de réponses des invités. Au besoin, vos équipes internes peuvent consulter la plateforme depuis leur ordinateur ou smartphone pour réagir en fonction du taux de retour et/ou des prévisions de participation. La plateforme est un
outil métier qui doit vous faciliter la gestion de votre événement, aussi il est très ergonomique afin que vous ne perdiez pas de temps à l’apprentissage de son utilisation. Ensuite, une plateforme doit faciliter la communication autour de votre évènement.
Pour cela, elle permet :
- la création d’un site web propre à l’évènement ;
- de créer un formulaire d’inscription avec tous les champs requis pour la récolte des données ;
- de réaliser l’envoi des mails d’invitation et de confirmation ;
- de faciliter le suivi des inscriptions des invités à l’évènement, permettant de relancer sa communication en temps voulu et informer son client en temps réel.
Plateforme de gestion d’inscriptions d’organisation d’évènement : ce que Big District vous propose
La plateforme de gestion des inscriptions et d’organisation d’évènements proposée par Big District répond à tous les standards de qualité requis pour ce type de service. Nos services sont principalement destinés aux organisateurs d’évènements, annonceurs ou agences évènementielles. Nous vous proposons un outil personnalisé, facile à utiliser et vous permettant de suivre l’intégralité des opérations de souscription à l’événement. Nous ne dérogeons pas à notre règle, qui est celle d’offrir exclusivement un service sur-mesure.
Nous créons un
mini site d’inscription correspondant à votre image de marque et au thème de votre évènement (charte graphique, ton et discours, nom de domaine personnalisé, etc). Cette plateforme est à la fois pratique et accessible à tous les types de terminal que pourrait utiliser votre éventuel invité : mobile, tablette, Mac ou PC, etc. Le
formulaire d’inscription lui-même est conçu sur-mesure selon vos besoins. Il comprend tous les champs à remplir selon les informations que vous voulez obtenir de vos convives. Les
données seront stockées sur nos serveurs, et vous pouvez y accéder à tout moment. Bien entendu, notre politique de stockage
respecte scrupuleusement le RGPD. Par ailleurs, vous aurez à votre disposition un
outil de suivi ou de validation des inscriptions en back-office. Ce dernier est d’une importance cruciale pour l’organisation de votre évènement. C’est, effectivement, à partir de cette interface que vous pourrez, si vous le souhaitez, consulter la liste des invités le jour de la manifestation.
Big District est en mesure de concevoir le
type d’invitation qui correspond à votre évènement, qu’il soit ouvert au grand public ou restreint à un cercle d’invités, proposant une formule payante ou pas. Sur ce dernier point, nous pouvons intégrer sur la plateforme une
option de gestion de billetterie sur-mesure. Pour ce faire, nous
collaborons étroitement avec Stripe pour la gestion des transactions financière sécurisées. Au besoin, nous pouvons également vous lier à d’autres prestataires bancaires ou de billetterie en ligne.
Pour aller plus loin :
