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Alpine doit assurer la gestion de plus de 1000 invités, gérés par plusieurs personnes, avec des offres et des options différentes. Une gestion d’invitation en nombre qui implique également une logistique d’accueil importante. Afin de fluidifier le processus, la marque souhaitait se doter d'une plateforme à la hauteur de l'événement.
Une solution complète pour tous les acteurs de l'événement
Alpine doit assurer la gestion de plus de 1000 invités, gérés par plusieurs personnes, avec des offres et des options différentes. Une gestion d’invitation en nombre qui implique également une logistique d’accueil importante. Afin de fluidifier le processus, la marque souhaitait se doter d'une plateforme à la hauteur de l'événement.
Le parcours d'invitation est entièrement automatisé : envoi par email des invitations personnalisées avec option d'acceptation/refus, pièces jointes au cas par cas, rappels automatiques en fonction du statut de l’invité. Quelques jours avant l'événement, les inscriptions sont automatiquement closes et les invités reçoivent leur confirmation finales avec les informations utiles pour leur arrivée sur le site.
L'interface des équipes invitantes a été conçue avec une attention particulière à l'expérience utilisateur, permettant aux équipes Alpine d'inviter leurs clients en toute autonomie. Saisie des données des invités, maîtrise des quotas, choix des options, visualisation des confirmations, et des jauges de remplissage. Des options de relances aux échéances et informations sur les quotas non distribués aident les invitants dans leur tâche. Plusieurs niveaux de droits permettent d’organiser le processus.
Une interface mobile permet aux équipes d'accueil de checker les invités à leur arrivée depuis une tablette. L’application génère automatiquement une notification SMS aux référents sur site lorsqu'un invité est arrivé, optimisant ainsi la coordination des équipes terrain et permettant un accueil premium. Des fonctions permettent certaines souplesses pour s’adapter à la réalité du terrain (annulations ou ajout d’invités de dernière minute, génération de stationnement supplémentaires, etc.). Le dashboard est conçu pour donner à chacun les informations utiles en temps réel, en fonction de son rôle.
La plateforme intègre une solution d’attribution nominative de places de stationnement, avec bordereau d’accès PDF envoyé automatiquement. En complément, une interface de scan de QR code à disposition de l’accueil pour autoriser l’accès.
Une architecture évolutive et sécurisée sous Laravel avec de multiples processus et niveaux de droits.
Notre solution utilise deux approches complémentaires d'authentification : un système de token unique pour l'enregistrement des invitants couplé à un système de login classique pour les utilisateurs de la plateforme (équipes Alpine), leur permettant un accès sécurisé et privé à leurs outils de gestion. une approche pour optimiser l'expérience de chaque profil d'utilisateur sans compromis sur la sécurité.
La plateforme a été conçue avec une architecture modulaire sous Laravel, permettant son adaptation aux spécifications et évolutions de chaque édition des 24h du Mans, tout en conservant une base technique solide. Cette approche garantit un écosystème technique robuste et évolutif.
L’interconnection via APIs avec des plateformes de routage des emails et SMS assure une excellente délivrabilité et un tracking précis de chaque communication. Les logs détaillés permettent d'analyser rapidement les statuts de chaque envoi, garantissant la fiabilité des échanges avec les invités.
L'architecture technique intègre une gestion fine des permissions selon les différents profils d'utilisateurs (administrateurs, commerciaux, personnel d'accueil), avec des droits d'accès spécifiques à chaque fonctionnalité.
La plateforme a été développée avec une attention particulière à la conformité RGPD, incluant des mécanismes de consentement explicite, une politique de conservation des données claire et des processus sécurisés de traitement des informations personnelles.
Une plateforme qui permet d'optimiser l'ensemble du processus. La solution a considérablement réduit la charge de travail des équipes tout en améliorant l'expérience des invités. Sa conception permet sa réutilisation pour les éditions futures et des adaptations.
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Landing-page et gestion d'invitations pour un événement complexe.
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