Organisateur

Pilotage et contrôle global : création des comptes partenaires, attribution des quotas de loges et parking, vision consolidée et exportable de tous les invités. Accès aux fonctions avancées de modification de masse ou de renvoi d'email d'activation de compte ou d'invitation en un clic.

Personnalisation des emails d'invitation et billets avec le logo de l'entreprise invitante.

Partenaire invitant

Ajout autonome d'invités via formulaire unitaire ou import Excel, suivi du taux de remplissage et des statuts (non répondu, confirmé, annulé, scanné). Pour faciliter la prise en main, un guide d'utilisation hébergé sur la plateforme est intégré à l'email d'activation adressé au partenaire.

Accueil (Hôtesse + Parking)

Interface simplifiée pour le contrôle d'accès instantané via scan QR sur tablette : le personnel d'accueil réalise les check-in et check-out. Actions destructrices retirées pour éviter les erreurs terrain.

Invité

Parcours fluide : Invitation → RSVP → Réception immédiate du billet PDF avec QR code personnel, plan et informations pratiques.

L'interface des partenaires invitants a été conçue pour simplifier l'expérience utilisateur. Interface de saisie des invités, sélection de la date, indicateurs de places disponibles en temps réel, quotas disponibles de parking à attribuer... pour une gestion intuitive. Un bouton dynamique "Renvoyer l'invitation" ou "Renvoyer le billet" s'affiche selon le statut de l'invité pour réagir aux cas pratiques des emails perdus.

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Le parcours d'invitation est entièrement automatisé : envoi d'invitations personnalisées par email avec option RSVP (acceptation / refus). Dès la confirmation de présence, l'invité reçoit immédiatement son billet final avec QR code, incluant le numéro de loge, le plan du site et les informations pratiques. Un email de rappel est envoyé à J-5 de l'événement.

Une interface responsive, compatible avec les terminaux de scan Zebra (Android) ou tout autre appareil, permet aux hôtesses de gérer les arrivées en temps réel. Le check-in et le check-out sont opérés par scan QR code. En cas de remplacement d'invité dans la journée, une procédure encadrée permet de libérer une invitation et d'en envoyer une nouvelle, sans risque d'erreur. Une interface de scan dédiée à l'accueil parking complète le dispositif.

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Le système gère les différents types d'accès : les invités sur une journée dont la sortie est définitive et les invités sur plusieurs journées, avec ou sans parking. Chaque invitation embarque l'ensemble des critères qui définissent les droits d'accès de l'invité, avec un QR code unique. 

Plateforme Event District

La plateforme repose sur une architecture modulaire sous Laravel permettant son adaptation aux spécificités de chaque édition pour chaque événement (packages, quotas, dates) tout en conservant une base technique solide. L'ensemble de la configuration par édition est paramétrée par notre équipe en amont de l'événement.

Système d'authentification multi-profils

Deux mécanismes d'authentification complémentaires : un token unique pour l'activation du compte partenaire lors du premier accès, et un système de login classique pour les utilisateurs récurrents. Un niveau de droits granulaire (Organisateur, Partenaire, Personnel d'accueil) garantit la sécurité et la cohérence des actions.

Export de secours et résilience terrain

Pour anticiper les aléas du jour J (Panne matérielle totale, absence complète de couverture réseau), un export filtré permet de disposer d'une liste des invités par jour, triée par ordre alphabétique, avec les informations de loge et de parking, imprimable comme backup pour les pires situations.