Organisateur (Manager)

Pilotage et contrôle global : création des comptes partenaires, attribution des quotas de loges et parking, vision consolidée et exportable de tous les invités. Accès aux fonctions avancées de modification de masse ou de renvoi d'email d'activation de compte ou d'invitation en un clic.

Personnalisation des emails d'invitation et billets avec le logo de l'entreprise invitante.

Partenaire invitant

Ajout autonome d'invités via formulaire unitaire ou import Excel, suivi du taux de remplissage et des statuts (non répondu, confirmé, annulé, scanné). Pour faciliter la prise en main, AB2M a rédigé un guide d'utilisation hébergé sur la plateforme et intégré à l'email d'activation adressé au partenaire.

Accueil (Hôtesse + Parking)

Interface simplifiée pour le contrôle d'accès instantané via scan QR sur tablette Zebra : l'hôtesse d'accueil réalise les check-in et check-out. Actions destructrices retirées pour éviter les erreurs terrain.

Invité

Parcours fluide : Invitation → RSVP → Réception immédiate du billet PDF avec QR code personnel, plan et informations pratiques.

L'interface des invitants a été conçue pour simplifier l'expérience utilisateur. Après une phase de recette, le formulaire unitaire d'ajout d'invités a été enrichi (sélection de la date, indicateurs de places disponibles en temps réel) pour être plus intuitif que l'import de masse. Un bouton dynamique "Renvoyer l'invitation" ou "Renvoyer le billet" s'affiche selon le statut de l'invité.

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Le parcours d'invitation est entièrement automatisé : envoi d'invitations personnalisées par email avec option RSVP (acceptation / refus). Dès la confirmation de présence, l'invité reçoit immédiatement son billet final avec QR code, incluant le numéro de loge, le plan du site et les informations pratiques. Un reminder est envoyé à J-5 de l'événement.

Une interface responsive, compatible avec les terminaux de scan Zebra (Android), permet aux hôtesses de gérer les arrivées en temps réel. Le check-in et le check-out sont opérés par scan QR code. En cas de remplacement d'invité dans la journée, une procédure encadrée permet de libérer une invitation et d'en envoyer une nouvelle, sans risque d'erreur. Une interface de scan dédiée à l'accueil parking complète le dispositif.

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Le système distingue deux types d'accès : les invités dont la sortie est définitive (un seul accès par jour) et les invités permanents, propriétaires de loges ayant besoin d'allers-retours quotidiens. Ces derniers disposent d'un QR code permanent qui se réinitialise automatiquement chaque nuit.

Développement Laravel sur-mesure

La plateforme repose sur une architecture modulaire sous Laravel permettant son adaptation aux spécificités de chaque édition (packages, quotas, dates) tout en conservant une base technique solide. L'ensemble de la configuration par édition est paramétrable sans intervention de code.

Système d'authentification multi-profils

Deux mécanismes d'authentification complémentaires : un token unique pour l'activation du compte partenaire lors du premier accès, et un système de login classique pour les utilisateurs récurrents. Un niveau de droits granulaire (Manager, Partenaire, Hôtesse) garantit la sécurité et la cohérence des actions.

Export de secours et résilience terrain

Pour anticiper les aléas du jour J (coupure réseau ou problème matériel), un bouton d'export filtré permet de générer une liste des invités par jour, triée par ordre alphabétique, avec les informations de loge et de parking, imprimable comme backup pour un check-in manuel.