Un système d'invitations sécurisé et exclusif

Nous avons mis en place un système d'invitation à double niveau : d'abord exclusif aux invités disposant d'un token unique (présent dans l'email d'invitation), puis ouvert plus largement pour la communication interne. Cette approche a permis de prioriser les invités cibles tout en conservant une flexibilité d'ouverture.

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Une landing page événementielle élégante

Une landing page personnalisée aux couleurs de l'événement a été conçue pour accueillir les invités et présenter les Rencontres Nationales 2025, reflétant l'image de marque de SGS tout en valorisant le caractère exceptionnel des lieux choisis pour ces rencontres, et apportant les informations pratiques nécessaires. 

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Un formulaire d'inscription complet et intuitif

Le formulaire, bien que dense (incluant plusieurs options de présence et la possibilité d'inscrire un accompagnant), a été structuré pour rester intuitif et facile à compléter. Chaque étape a été optimisée pour collecter toutes les informations nécessaires sans alourdir l'expérience utilisateur.

Une confirmation immédiate et rassurante

L'écran de confirmation d'inscription et l'email récapitulatif automatique permettent aux participants de vérifier immédiatement les informations communiquées et d'avoir une trace de leur inscription, créant ainsi un sentiment de confiance et de sérénité.

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Système de communication multi-canal

Nous avons déployé un processus de communication complet : email d'invitation RSVP, relance email, email automatique de confirmation, reminder à J-7 des événements et email de remerciement post-événement avec lien vers un questionnaire de satisfaction. Cette solution a été complétée par une relance SMS gérée par le client.

Configuration modulaire par événement

La plateforme a été configurée pour gérer spécifiquement chacun des 12 événements, avec des lieux, dates et capacités d'accueil distincts. Ce système modulaire a permis une gestion précise des inscriptions pour chaque session.

Back-office administrateur complet

Le back-office de notre plateforme a été adapté aux besoins de l'opération et apporte les fonctionnalités indispensables classiques : consultation en temps réel des inscriptions, l'export Excel des données, l'ajout manuel ou l'import de nouveaux invités, renvoi d'invitations. Un niveau "super admin" offre des fonctionnalités supplémentaires pour une gestion approfondie.

Infrastructure email dédiée

Les gestion des emails est adossée à une solution de routage pour optimiser la délivrabilité tout en apportant un suivi efficace des communications.

Adaptation en temps réel

Notre accompagnement durant toute l'opération a permis d'ajuster la plateforme selon les besoins : ajout d'invités, clôture prématurée des inscriptions à certaines dates, gestion des inscriptions après clôture, offrant ainsi la flexibilité attendue par l'agence et le client.

Hébergement sécurisé et performant

La plateforme a bénéficié de notre infrastructure d'hébergement sécurisée et éco-responsable, garantissant une disponibilité optimale du service et une protection des données collectées, dans le respect des normes RGPD.