Retour

Plateforme de réservation YSL Lovenude Hôtel

10 jours. C'est le temps qu'il a fallu à Big District pour déployer la plateforme de réservation dédiée à l'événement YSL Lovenude Hôtel : créneaux avec quotas, tirage au sort traçable, invitation avec QR code, check-in sur site.

Contexte

YSL Beauté investit régulièrement des lieux iconiques de Paris pour lancer ses nouveautés lors d"événements expérientiels. Pour sa collection lèvres Lovenude, la marque, accompagnée par l'agence Idéactif, a imaginé un pop-up immersif de 3 jours installé à l'Hôtel Les Bains (Paris), proposant aux visiteurs de réserver 30 minutes d'expérience dans les chambres de l'hôtel, avec défis, découverte des produits et possibilité de gagner une nuit sur place. L'expérience était relayée par des influenceuses sur les réseaux sociaux.

L'agence événementielle Ideactif, a confié à Big District le déploiement de la plateforme de réservation.

En chiffres :

3 jours d’événement
+30 800 accès à la plateforme de réservation
723 inscrits / 500 présences confirmées
2 tirages au sort
3 profils utilisateurs (manager, hôtesse, visiteur)
10 jours entre le brief et la mise en ligne

Nos expertises

Conception UX/UI
Développement Laravel Event District
Gestion de créneaux de réservation
Jeu concours avec tirage au sort
Check-in QR code

Un parcours de réservation en 3 étapes, pensé pour le mobile

La plateforme a été conçue pour un usage mobile : les réservations étaient ouvertes via des relais sur les réseaux sociaux.

‍

Écran d'accueil. Une landing page de présentation de l'événement avec texte d'accroche et bouton « Réserver ». L'identité visuelle YSL Beauté est appliquée à la lettre : typographie Singulier, palette sombre et sophistiquée, logo en en-tête.
Choix du créneau. Le visiteur sélectionne une date, un créneau de 30 minutes disponible, et s'il vient seul ou accompagné d'un +1. Les créneaux complets apparaissent grisés en temps réel. En cas de sold-out total, un message spécifique s'affiche avec un lien vers un jeu de consolation alternatif.
Formulaire d'inscription. Nom, prénom, email, téléphone (obligatoire), données de l'accompagnant le cas échéant. Un opt-in conditionnel visible uniquement pour les réservations du vendredi et du samedi permet au visiteur de s'inscrire au tirage au sort pour tenter de gagner une nuit à l'Hôtel Les Bains.
Écran de confirmation d'inscription. Un email de confirmation avec QR code personnel est envoyé immédiatement.

‍

Interface hôtesse : check-in QR code sur tablette

‍

Une interface dédiée, accessible via un accès sécurisé distinct, permet aux hôtesses de gérer les arrivées en temps réel sur iPad. Le scan du QR code du visiteur affiche instantanément ses informations (nom, créneau, nombre de personnes, statut) et permet de valider sa présence via un bouton.

‍

Tirages au sort avec traçabilité

‍

Un jeu concours se déroule parallèlement à la réservation de créneaux : 4 nuits étaient à gagner. Le back-office d'Event District intègre un module de tirage au sort permettant de désigner les gagnants de façon aléatoire et traçable, selon les conditions de réservation précisées par le règlement, avec export horodaté : une garantie de transparence et un appui pour les démarches légales éventuelles.

Les tirages ont été effectués le soir même des jours concernés, et un compte-rendu accompagné d'un export Excel complet a été transmis à l'organisateur pour prise de contac avec les gagnants.

‍

Solution technique et gestion de l'opération

‍

Créneaux entièrement paramétrables

Event District permet de configurer les plages horaires, leur intervalle, leur durée et leur capacité d'accueil indépendamment pour chaque journée. Cette souplesse a également permis, en cours d'opération, d'ouvrir à la demande du client des créneaux du dimanche après-midi, volontairement bloqués à l'ouverture car réservés à un partenaire spécifique, et de les libérer au moment choisi par la cliente.

Livraison en 10 jours et ouverture programmée

Un cahier des charges affiné et la disponibilité de l'équipe ont permis une production et une recette en quelques jours. En amont du lancement, une page d'attente personnalisée restait accessible en ligne, permettant à Ideactif de piloter l'ouverture au public au moment précis de la prise de parole sur les réseaux.

Réactivité face à un sold-out express

Dès l'ouverture des réservations, la forte affluence simultanée a conduit à un sold-out éclair sur plusieurs créneaux. Face à cette situation, un email a été rédigé à destination des personnes n'ayant pas obtenu de créneau, les informant de la situation et les orientant vers une alternative. En parallèle, Ideactif a été alerté en amont de l'événement pour anticiper d'éventuelles arrivées sans réservation confirmée. Une situation gérée grâce à une communication rapide et coordonnée entre les deux agences.

‍