1. Écran d'accueil. Une landing page de présentation de l'événement avec texte d'accroche et bouton « Réserver ». L'identité visuelle YSL Beauté est appliquée à la lettre : typographie Singulier, palette sombre et sophistiquée, logo en en-tête.
2. Choix du créneau. Le visiteur sélectionne une date, un créneau de 30 minutes disponible, et s'il vient seul ou accompagné d'un +1. Les créneaux complets apparaissent grisés en temps réel. En cas de sold-out total, un message spécifique s'affiche avec un lien vers un jeu de consolation alternatif.
3. Formulaire d'inscription. Nom, prénom, email, téléphone (obligatoire), données de l'accompagnant le cas échéant. Un opt-in conditionnel visible uniquement pour les réservations du vendredi et du samedi permet au visiteur de s'inscrire au tirage au sort pour tenter de gagner une nuit à l'Hôtel Les Bains.
4. Écran de confirmation d'inscription. Un email de confirmation avec QR code personnel est envoyé immédiatement.

Une interface dédiée, accessible via un accès sécurisé distinct, permet aux hôtesses de gérer les arrivées en temps réel sur iPad. Le scan du QR code du visiteur affiche instantanément ses informations (nom, créneau, nombre de personnes, statut) et permet de valider sa présence via un bouton.

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Un jeu concours se déroule parallèlement à la réservation de créneaux : 4 nuits étaient à gagner. Le back-office d'Event District intègre un module de tirage au sort permettant de désigner les gagnants de façon aléatoire et traçable, selon les conditions de réservation précisées par le règlement, avec export horodaté : une garantie de transparence et un appui pour les démarches légales éventuelles.

Les tirages ont été effectués le soir même des jours concernés, et un compte-rendu accompagné d'un export Excel complet a été transmis à Ideactif. Les gagnants ont été contactés directement par téléphone par l'équipe de la marque.

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Créneaux entièrement paramétrables

Event District permet de configurer librement les plages horaires, leur intervalle, leur durée et leur capacité d'accueil indépendamment pour chaque journée. Cette souplesse a également permis, en cours d'opération, d'ouvrir à la demande du client des créneaux du dimanche après-midi, volontairement bloqués à l'ouverture car réservés à un partenaire spécifique, et de les libérer au moment choisi par la cliente.

Livraison en 10 jours et ouverture programmée

Un cahier des charges affiné et la disponibilité de l'équipe ont permis une production et une recette en quelques jours. En amont du lancement, une page d'attente personnalisée restait accessible en ligne, permettant à Ideactif de piloter l'ouverture au public au moment précis de la prise de parole sur les réseaux.

Réactivité face à un sold-out express

Dès l'ouverture des réservations, la forte affluence simultanée a conduit à un sold-out éclair sur plusieurs créneaux. Face à cette situation, un email a été rédigé à destination des personnes n'ayant pas obtenu de créneau, les informant de la situation et les orientant vers une alternative. En parallèle, Ideactif a été alerté en amont de l'événement pour anticiper d'éventuelles arrivées sans réservation confirmée. Une situation gérée grâce à une communication rapide et coordonnée entre les deux agences.

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