Les outils indispensables de notre studio digital

En tant que professionnel du digital, studio, agence, les projets s’additionnent vite, et il est essentiel d’organiser son travail dans les moindres détails pour éviter les écueils tels que les budgets qui débordent, les planning qui glissent, les emails qui se perdent ou les mots de passe qui s’égarent. Pour nous aider à être les plus performants possible, nous utilisons différents outils devenus indispensables pour assurer une gestion multi-projets efficace, faciliter le travail collaboratif de l’équipe, conserver une vision transversale des budgets, des planning. Nous vous évoquons dans cet article 2 catégories d’outils que nous utilisons au quotidien.
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Une base d’outils collaboratif

Les premiers outils sont omniprésent dans notre travail mais ne sont pas spécifiquement liés à notre activité de studio digital. Ils répondent à des problématiques classiques en entreprise, à savoir gérer de nombreux fichiers partagés et accessible à distance, communiquer en équipe efficacement, créer des to-do lists en bien d’autres choses pour le pilotage des projets, le tout en visant à limiter les emails au strict nécessaire.  

Google Drive pour créer et collaborer sur des documents, et stocker nos fichiers

Nous avons retenu très simplement Google Drive pour le stockage et la création de nos documents, feuilles de calcul et présentations. Google Drive a remplacé une solution de serveur de fichiers plus traditionnelle avec accès distant dont nous disposions depuis longtemps (serveur NAS avec accès réseau en local et accès web à distance + solution de backup cloud). Nous stockons désormais tous nos documents et fichiers de travail sur le Drive, pas seulement les documents partagés avec nos clients.

Les deux solutions ont leurs avantages, mais nous devons reconnaître que la solution de Google est tellement puissante et adaptée à la collaboration à distance de l’équipe qu’il est difficile de trouver aussi complet et abouti pour un budget raisonnable.

Les fonctionnalités qui font la différence ?

• Le travail à plusieurs sur un document en simultané.
• Le mode suggestion pour distinguer les interventions de chacun.
• La facilité de partage en dehors de l’équipe interne.
• La recherche super-performante de Google intégrée (Cloud Search) qui permet de retrouver n’importe quel document en un temps record.
• L’accès multi-device à nos ressources, génial en mobilité.

Basecamp pour centraliser la gestion projet web

Basecamp est L’OUTIL de gestion de projet qui permet d’en finir avec la multiplication des e-mails liés à la gestion d’un projet. Sobre et simple d’utilisation, il nous permet de créer des projets et de les lier à des membres de l’équipes et des clients, bénéficiant de fonctions utiles liées à chaque projet. On y retrouve un chat (“Campfire”), un tableau d’affichage (“Message board”), un calendrier (“Schedule”) pour notifier les date importantes, des check-ins automatiques (“automatic check-ins”), un espace de dépose de documents (“Docs & Files”), et inévitablement une gestion de to-do list (“to-dos”).

Nous avions déjà utilisé une des premières version de la solution de la célèbre startup 37 Signals il y a plus de 10 ans ! Entre temps nous avons essayé différentes solutions du marché (il en existe tellement), et notamment Trello que nous l’avons utilisé un bon moment. Le tri par carte que permet Trello, bien qu'il ait l’énorme avantage de permettre une prise en main immédiate par n’importe quel utilisateur, s’avère hélas insuffisant à partir d’un certain volume d’informations/intervenants.

Quels sont  les principaux avantages de Basecamp pour la gestion d’un projet digital ?

• Le système d’assignation qui permet de retrouver ses to-dos de manière transversale ou par projet.
• Les questions récurrentes automatiquement envoyées par mail, et spécialement chez nous : “Sur quoi as-tu travaillé aujourd’hui ?”, très pratique pour ne pas oublier de tracker son temps ;-D.

Slack pour communiquer

Slack est l’outil “à la mode”. Et si tout le monde l’utilise, c’est bien sûr parce qu’il est bien pratique et pas comme les autres ! Le principe ? Vous créez votre espace de travail et y ajoutez vos employés puis - et c’est là toute la différence - vous pouvez créer des “canaux” qui ne concernent que certaines parties de vos équipes (par exemple #team, #dev, #ux-ui, #projetclientX #projetclientY...). A vous de faire votre tambouille et de mélanger des canaux pro et des canaux plus funny si cela vous chante (#meme par exemple ! C’est toujours sympa un petit moment de détente).

Il est bien évidemment possible de vous adresser à une personne en particulier, ou à un groupe, mais le principe des canaux est une innovation très pratique. Il est également possible d’envoyer des documents et de connecter l’application à d’autres services comme Google Drive. Bref, la liste de fonctionnalités est longue mais vous avez déjà un petit aperçu des possibilités :)

Qu’est ce qu'on retiendra de l’utilisation de Slack chez nous ?

• Le canal #team qui permet chaque matin de se dire bonjour à distance comme en arrivant au bureau le matin, avec le petit Gif automatique et aléatoire. 😂
• Le canal dédié par projet : si malgré l’utilisation de Basecamp nous avions encore la tentation d’envoyer un email, là avec un canal par projet ça devient vraiment rare.

Nos outils orientés développement digital

Ticket District, plateforme digitale sur-mesure

Nous avions besoin d’un outil qui nous permettait à la fois de gérer les plannings de l’équipe, de tracker le temps passé sur chaque projet, de gérer des demandes clients, de faciliter la maintenance de sites internet (lien vers page maintenance) et la facturation liée. Autant dire un “trello-google-calendar-gitlab-excel”, le mouton à 5 pattes des outils digitaux ! Nous avons opté pour un outil sur mesure, en constante amélioration, surnommé “TICKET”.

Cet outil métier sur-mesure nous offre un planning global de tous les projets et membres de Big District, avec différents niveaux de détails et d’informations utiles. Chacun peut remplir son timesheet journalier et lier ce temps passé à un projet ou / et un ticket. Le reporting permet un pilotage précis des coûts et garanti un historique limpide des actions menées. Chaque nouveau ticket d’intervention créé est directement envoyé sur Gitlab pour son traitement par les développeurs. Les fiches projets permettent de retrouver des informations utiles (opérations de maintenance plannifiées, accès utiles, historique, etc). C’est l’outil (presque) parfait pour notre utilisation.

Comment Ticket nous facilite la vie chaque jour ?

Simplement grâce à chacune des fonctionnalités listées ci-dessus, toutes utiles au quotidien. Particulièrement en fin de mois pour faire les récapitulatifs par projet, pointer chaque tâche et comptabiliser le temps à facturer, à imputer aux budgets.

Gitlab, Open source et collaboratif

Par principe, nous favorisons la transmission et le “partage” des projets entre les développeurs qui composent l’équipe technique de Big District. Cette collaboration est possible grâce à des choix technologiques (langages, frameworks, plugins) et des méthodes de développement. Des choix discutés et arbitrés au fil du temps en équipe. GitLab est la solution logicielle qui permet de mettre en application notre manière de faire en ce qui concerne nos développements.

Concrètement Gitlab est un outil open source et collaboratif en ligne. Il permet d’héberger le code sources de nos projets web et d’en gérer les différentes versions. Il permet ainsi la segmentation des modifications du code source, et l’intervention de plusieurs développeurs sur un même code source (soit en simultané soit à des moments différents) sans risquer les erreurs du type écrasement ou suppression de fichiers. Il apporte également des solutions utiles en matière de vérification et de publication en production des interventions effectuées dans le code.

Pourquoi est-ce un de nos outil préféré ?

• C’est l’outil parfait pour la collaboration entre les différents développeurs qui peuvent intervenir sur les projets.
• Il fait également le lien avec les chefs de projet qui disposent d’une vision d’ensemble des tâches/demandes (tickets/issues), de leur avancement, de leur historique.

Manage WP

Lorsque les sites sous Wordpress s’accumulent, il devient difficile d’avoir une parfaite vision d’ensemble. Il faut mettre à jour régulièrement le noyau, les thèmes et les plugins. Il faut également vérifier les performances des sites au niveau du référencement et de la vitesse de chargement, procéder à des sauvegardes régulières et répondre aux besoins de nouveaux développements exprimés par nos clients.

Nous avons donc opté pour ManageWP, une plateforme de supervision de sites internet WordPress (lien vers page site internet wordpress) qui vise à piloter voir automatiser dans certains cas des tâches liées à la vie de ces sites sous WordPress.

Grâce à son tableau de bord, nous avons une vue d’ensemble de tous les sites et surtout une vue précise des différentes versions des composants de ces sites (noyaux WordPress, plugins, thèmes). Pour que cet avantage soit plus parlant, imaginez que sans un outil de monitoring, nous devons nous connecter individuellement à chaque back-office pour aller vérifier les versions puis agir sur ces composants. Big District gère des dizaines de sites internet réalisés sous WordPress, il est donc impératif de disposer d’outils de monitoring.  

Parmis les autres fonctionnalités intéressantes : une sauvegarde cloud avec une fréquence à définir choix en fonction des besoins du client, un contrôle de sécurité pour détecter les logiciels malveillants, une vérification des performances (vitesse de chargement, état du référencement naturel)...

Les fonctions que nous retiendrons ?

• La lecture instantanée et transversale des versions de plugins, thèmes, noyaux.
• Le back-up automatique sur-mesure et son système de réinstallation automatique 😍

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